Retouren instellen [NB]

Heeft u een artikel retour ontvangen, dan kunt u bij de order een retourzending en een credit factuur aanmaken. Een overzicht van de retourzendingen kunt u vinden onder SHOP > Orders > Returns. Hier ziet u oa. de orders waar de retours voor zijn aangemaakt, de reden van het retourzenden, de prijs die u dient terug te betalen en de status van de retourzending. Indien de klant zelf een retour heeft ingevoerd, klik dan hier.

Retour bewerken

 

  • Status – hier kunt u de status van de retourzending aangeven:
    • New - De status waarin de retour binnenkomt. 
    • Pending – indien u bezig bent met de behandeling van de retourzending kunt u deze status aangeven. Zo weten u en eventuele collega's dat de retourzending wordt afgehandeld.
    • Authorized – deze status kunt u toekennen als u het retourartikel heeft ontvangen, maar de retourzending nog niet in behandeling is genomen. Zo weet u op een later tijdstip dat het product niet meer gecontroleerd hoeft te worden en u de retour direct kunt afhandelen.
    • Repaired – als een klant een artikel heeft teruggestuurd en in ruil daarvoor een ander artikel krijgt of dat het artikel gerepareerd is, dan kan u deze status toekennen. U kunt dan zelf een prijsvergelijking uitvoeren voor het retour ontvangen product en het vervangingsartikel.
    • Refunded – indien de retourzending is afgehandeld en de klant zijn geld terug heeft ontvangen, dan kunt u deze status toevoegen. De retourzending is dan afgehandeld.
    • Rejected – indien u een artikel retour ontvangt dat niet aan uw voorwaarden voldoet, dan kunt u deze status toekennen. Denk hierbij aan een opengescheurde verpakking of een defect product door foutief gebruik.
    • Cancelled – indien de retourzending niet langer geldig is, kunt u deze status toekennen.
  • Retour reason – hier kunt u de reden van de retourzending aangeven. Deze kunt u typen in het vak of een reden aangeven in het drop-downmenu. Indien u in het drop-downmenu geen retourreden ziet staan, dient u deze eerst aan te maken via SHOP > Orders > Return. Klik onderin het scherm op Add or edit return reasons/actions.



  • Retour action – hier kunt u de actie invullen die nog ondernomen moet worden. Bijvoorbeeld, het verzenden van een groter maat t-shirt. Deze kunt u intypen in het vak of een reden kiezen in het drop-downmenu. Deze dient u eerst aan te maken via SHOP > Orders > Return. Klik onderin het scherm op Add or edit return reasons/actions.

  • Customer comment – hier kunt u aangeven wat de klant heeft gezegd over de retourzending. Dit is alleen zichtbaar voor u en andere gebruikers van het backoffice (bijvoorbeeld collega's).
  • Staff note – indien uw webwinkel beheerd wordt door meerdere gebruikers, kunt u hier een notitie plaatsten die te lezen is door de andere gebruikers van uw webwinkel.

  • Is Stock Adjusted – hier kunt u aangeven of het product wel of niet toevoegd dient te worden aan de voorraad. Is het product defect, dan dient het bijvoorbeeld niet weer toegevoegd te worden aan de voorraad.
  • Notify customer – de klant zal hiermee een e-mail ontvangen waarin staat dat zijn retourstatus is gewijzigd. U kunt deze e-mail schrijven onder SYSTEM > Settings > WEBSITE SETTINGS > Notification emails.

Klik op Save rechts onderaan het venster om de status te wijzigen.

 

Handmatig een retour instellen

    1. U heeft een artikel retour ontvangen. Ga in het linker menu naar SHOP > Orders en klik op de order waarvoor u een retourzending heeft ontvangen.
    2. Klik rechts in uw scherm op Create return.



      Vul hier de juiste informatie in zoals hierboven genoemd. Indien de retour meteen afgehandeld is, kunt u hier direct de status wijzigen naar Refunded, laat anders de status op New staan.
    3. Klik vervolgens in het vak factuur op Credit factuur aanmaken.

    4. Betaal de klant het bedrag terug en zet bij SHOP > Orders > Invoices de credit factuur op betaald.
    5. Ga naar SHOP > Orders >  Retouren en klik op de retourzending om de status aan te passen. Zet de status op Artikelen gecrediteerd.
      Let op! Indien u bij stap 2 al de voorraad heeft bijgewerkt, hoeft u dat bij stap 5 niet meer te doen.


Retour redenen en retour acties

Bij het aanmaken en wijzigen van een order is het mogelijk om een retourreden en/of -actie te kiezen in een drop-downmenu. De reden in het drop-downmenu kunt u aanmaken bij SHOP > Orders > Return. Klik onder in het scherm op Add or edit return reasons of Add or edit return actions. 

Klik op Add reason/Add actions rechts bovenaan uw scherm. Er opent een pop-upscherm waarin u een reden of actie kunt omschrijven. Bij reden kunt u bijvoorbeeld Verkeerde maat als reden opgeven. Als actie kunt u bijvoorbeeld Contact opnemen met de Leverancier kiezen.

Klik vervolgens op Save om de reden of actie te bevestigen. Deze opties zijn nu te kiezen als reden bij het aanmaken en wijzigen van een retourzending.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen